工作需要查阅或借阅档案时，须办理有关借阅手续。

（一）凡我校各院、部、处等部门查阅档案时，均需持本部门主管领导签署的“查阅档案证明”。

（二）本校教师、职工利用档案，必须持有院、处级以上党政组织介绍信或党政组织负责人签署意见的便函。利用重要档案（党委或校长会议记录）必须由党委书记、主管院长审批；利用科技档案须经作者本人同意。

（三）外单位查阅人事档案时，须持本单位组织（或人事）等部门出具的介绍信，并经校内组织、人事或其他相关职能部门主要负责人签署意见后，方能提供查阅。

二、阅档案一般在阅档室查阅，档案一般不外借。如确因工作需要，必须借出时，要说明理由。

（一）校内单位，需由借阅单位主要负责人签署意见。

（二）校外单位，须由校内相关职能部门派人向档案馆借出，同时负责催还。

（三）要严格履行登记手续，借出时间不超过15天，限期归还，不得擅自转借他人或向他人透露档案内容。

三、利用档案人员必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者要视情节轻重，予以批评教育或处分。属于假公济私者，按违犯《档案法》处理。

四、干部不得利用职务之便查阅自己和亲属档案；干部亲属入党入团参军等政审不得查阅干部本人档案。

五、编写党史、军史、地方史、人物传记一般不得查阅人事档案，可直接向本人采访，如本人不能口述或书写，可查阅其履历和自传材料。

六、凡查阅人事档案，利用单位应派两名党员到档案馆查阅；非党人员不能查阅党员档案；群众不能借阅档案，下级人员借阅上级人员档案时，须由利用单位主要领导出示手续；任何个人不得查阅或借阅本人及其亲属的档案。

七、档案管理人员应仔细检查归还的档案，如有破损、丢失、涂改等情况，应写出书面报告，根据不同情况上报学校，追究责任，按规定严肃处理。

八、档案管理人员提供证明材料，应以引述或节录档案原文为主要方法，并仔细校对、审查、加盖公章，确保证明材料的准确性和真实性。

九、查阅借阅档案及归还档案，均应在档案借阅登记簿上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

十、借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示组织、人事部门审查批准后才能复制（拍摄）。