校属各单位：

根据《高等学校档案管理办法》的规定要求，我校将2018年档案归档工作即将开始。为确保学校2018年度各类档案材料及时、完整地归档，进一步推进学校档案工作的规范化、制度化管理，现就归档有关事宜通知如下。

一、归档范围

1、 2018年1月至12月期间，学校各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需要执行的文件材料和上级的重要会议文件。

2、学校举行重大活动形成的文件材料。如：学校召开党代会、教职工代表大会、学代会（团代会）、运动会、及其他重大活动形成的各类文件材料。

3、各单位在2018年工作过程中形成的具有查考利用价值且办理完毕的文件材料。包括每份文件材料的正文与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件等。

4、各单位结合本部门的工作职能，参照《鞍山师范学院档案立卷归档制度》及《鞍山师范学院各类档案归档范围和保管期限表》（在鞍师档案群的群文件中自行下载，群号155579191）所确定的归档范围进行整理归档（档案分类号详见附件2）。各种载体（如照片、光盘、磁盘、电子文件等）档案应随相应纸质文件材料同时归档。

5、以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（省级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案应随相关纸质文件同时归档。

6、之前年度应归档材料尚未移交的请及时补交归档。

二、归档要求

1、各级领导要高度重视本部门立卷归档工作。各级领导要把档案工作纳入本部门年度工作计划，配备好具有较高政治、业务素质并相对稳定的兼职档案员，积极支持兼职档案员的工作，保证他们有足够的时间和精力做好本部门档案的立卷归档工作，解决他们在工作中遇到的实际困难。积极配合校档案馆共同做好兼职档案员的业务指导和监督检查工作，定期检查本部门兼职档案员履行档案岗位职责情况保证本部门档案及时、完整归档。

2、各单位兼职档案员要认真做好日常预立卷工作。根据文件材料的形成规律，加以系统分类整理，安全存放，保证归档材料的完整、准确、系统、安全。要特别重视收集在重要活动（如全校性活动、主题活动、外事活动、大型会议和各项检查评估等）中形成的重要文件材料。

3、各单位兼职档案员要结合工作实际情况，合理安排时间，将2018年产生并已办理完毕的文件材料按归档要求进行分类、整理、组卷、录入，准确拟写卷名、编排页码；加强与档案馆的联系，积极接受业务指导和监督检查，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

4、各单位要进一步提高文件归档质量。要注意检查重要文件是否有相应的标识（例如加盖单位印章、领导人或经办人签字）、正式公文是否附件齐全，文件承办结果是否归档，文件用笔、打印是否符合归档要求等，确保归档文件内容完整、合格有效。归档的文件材料应是原件，复印件原则上不予归档，如必须归档的应在该卷备考处将情况加以说明。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理合格后方可移交。

5、学校盖章印发的红头文件（函件），由文件承办单位归档；各单位盖章印发的重要文件（函件）由各单位收集归档。归档的文件包括文件正本及文件签发单。凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。

6、重要请示类文件材料如已答复，须附上相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。

7、归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷检查，不缺页、漏项, 编排页码时，要注意一卷一个流水号，即1～n，页码可用打号机也可用黑色碳素笔标注在每页的右下角，反面有正文的标注在左下角。

8、各单位要加强电子文件、声像材料及实物档案的收集归档力度。除纸质载体外，要注意其他载体形式文件材料的收集、整理。可以光盘、磁盘（带）、照片等形式进行物理归档。归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物。

9.凡属归档范围内的具有永久、长期保存价值的纸质档案，原则上均需另附电子文件，各单位也可根据工作实际需要设定相应电子文件范围。电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘（一式3份）。

（1）word、excel等文字编辑格式的电子文档必须设置编辑限制，即只读文档，不可更改。

（2）通过扫描形成图片形式电子文档，需将卷内每份文件进行全文扫描，并将该文件包含的所有图片创建成一个PDF格式的幻灯片进行原文挂接。

10. 整理档案时要对残缺、薄弱、破损、装订线侧有文字等情况的重要文件采取相应的补缺、托裱、接边等措施；对字迹模糊（如热敏纸传真件）、字迹易扩散或褪变的重要文件进行复制；对大于A4幅面的纸张进行折叠，小于32开幅面的纸张要用A4纸进行托裱；对所有归档文件拆除金属物；案卷中的所有材料均需一个向摆放，横版材料文件标题应在装订线一侧；

11. 由各职能部门向上级主管部门报批的个人奖励、优秀等审批表由相关职能部门及时移交，填写《干部人事档案移交目录》，归入个人人事档案。

三、归档程序

1、归档验收：档案移交时，交接双方当面检查，档案馆按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。

2、移交手续：每卷需在卷首附卷内目录一份；每卷需填写备考表一份，“检查人”一项由立卷单位负责人签字，“立卷人”一项由立卷单位兼职档案员签字，如该卷有情况需要说明，需在情况说明了后签署兼职档案员姓名并注明时间；移交目录一式两份，由移接人、接收人分别签字，并标明移交日期，交接双方各自留存一份。

各单位在归档过程中，档案馆将随时提供业务咨询和指导。

3、移交地点及联系电话：校档案馆（图书馆二楼210室）联系电话：2960178

四、归档时间

1、校属各单位2018年档案归档工作业务指导及移交时间安排表(见附件1)。

2、干部人事档案在形成后一个月内及时送交学校档案馆。

办公地点： 档案馆（图书馆210房间）

联 系 人：杨 桦（负责党群、行政、外事、基建、出版档案）

        乔 云（负责教学、财会、科研、设备、声像、实物档案）

        刘玉复（负责干部人事档案）

联系电话:　2960178 850178

附件：1、校属各单位2018年档案归档工作业务指导及移交时间安排表

    2、立卷单位档案类别及档案分类号明细表

                                                                                                          鞍山师范学院                                                     2019年10月9日